Forschungszulage: Alles, was du wissen musst (2025)
von Kai | 20.04.2025 | Grundlagen & Rahmenbedingungen, Forschungszulage
💡 Update: Durch den Koalitionsvertrag ergeben sich einige Neuerungen für die Forschungszulage. Wir haben diesen Beitrag daher überarbeitet.
Mit der steuerlichen Forschungszulage bietet die Bundesregierung seit 2020 eine attraktive Förderung für forschende Unternehmen aller Größen an. Das Gesetz dahinter ist das Forschungszulagengesetz (FZulG) – es dient der steuerlichen Förderung von Forschung und Entwicklung.
Aber es gibt auch einige Punkte zu beachten, vom Antrag hin zu Kriterien und Vorschriften sowie der maximalen Zulage. Im Idealfall lockt am Ende ein Förderbetrag in Höhe von 3,5 Mio. € pro Jahr – und perspektivisch mehr, wenn die im Koalitionsvertrag 2025 angekündigten Anhebungen der Bemessungsgrundlage und des Fördersatzes umgesetzt werden.
edoch scheuen viele Unternehmen nach wie vor einen Antrag, weil es offene Fragen und Unsicherheiten gibt – unser Forschungszulage FAQ liefert dir die passenden Antworten auf die häufigsten Fragen. Solltest du anschließend noch Fragen haben, stehen wir dir als erfahrener Förderberater gerne zur Seite.
Was ist die Forschungszulage?
Forschungszulage einfach erklärt: Die Forschungszulage ist ein staatliches Förderprogramm, das Unternehmen in Deutschland bei Forschung und Entwicklung unterstützt. Seit 2020 können Unternehmen jeder Größe bis zu 3,5 Millionen Euro steuerliche Entlastung erhalten.
Das Ziel ist, den Standort Deutschland zu stärken und die Investitionen in Forschung zu erhöhen. Die Förderung erfolgt unabhängig vom Gewinn. Die Auszahlung der Forschungszulage erfolgt in der Regel als Verrechnung mit der Steuerschuld. Sollte dein Unternehmen jedoch nur geringe oder gar keine Steuern zahlen, dann kommt es zu einer tatsächlichen Auszahlung des Überbetrags.
Dieser Zuschuss hilft dir also, deine Forschungskosten zu senken und Investitionen zu steigern.
Dabei verfolgt die Bundesregierung mit dem Forschungszulagengesetz ein klares Ziel:
• Förderung von Forschung und Entwicklung am Innovationsstandort Deutschland
• Finanzielle Unterstützung bzw. steuerliche Entlastung von forschenden Unternehmen
• Anstieg der Forschungsinvestitionen bis 2025 auf 3,5 Prozent des Bruttoinlandsprodukts
Größe der antragstellenden Untenrehmen in % – Quelle: Bescheinigungsstelle Forschungszulage; Zeitraum 16.09.2020 – 31.03.2024
Das soll Deutschland im internationalen Wettbewerb einen Vorteil verschaffen und speziell den wichtigen Mittelstand weiter stärken. Grundsätzlich können aber alle Unternehmen davon profitieren – ob KMU oder Großkonzern. Denn die wichtigste Vorschrift bzw. Voraussetzung ist die Steuerpflicht in Deutschland. Trotzdem ist die Zulage speziell im Mittelstand sehr beliebt.
Welche Vorteile hat die Forschungszulage?
Die Forschungszulage hat gegenüber den bisherigen Förderprogrammen folgende Vorteile:
• Die Forschungszulage ist themen- und branchenoffen
• Die Forschungszulage ist auch rückwirkend nutzbar (vor, während und nachträglich beantragbar)
• Ein FuE-Projekt kann sofort gestartet werden.
• Es ist möglich, mehrere Projekte gleichzeitig zu fördern.
• Eigenleistungen von Einzelunternehmern sind ebenfalls förderfähig.
• Die Förderungen sind auch für Start-ups geeignet.
Was ist neu ab 2025?
Mit dem Koalitionsvertrag 2025 hat sich die Bundesregierung klar zur Forschungszulage bekannt und angekündigt, den Fördersatz sowie die maximal förderfähige Bemessungsgrundlage deutlich anzuheben. Außerdem soll die Verrechnung mit der Steuer bzw. Auszahlung des Förderbetrags beschleunigt und vereinfacht werden.
Geplante Änderungen laut Koalitionsvertrag:
• Deutliche Anhebung des Fördersatzes (aktuell 25 % bzw. 35 % bei KMU) – genaue Zahlen werden im Gesetzgebungsverfahren konkretisiert.
• Erweiterung der Bemessungsgrundlage über die bisherigen 10 Mio. € hinaus.
• Schnellere Anrechnung bzw. Auszahlung durch einfachere Verfahren (z. B. Anpassung der Vorauszahlungen, digitale Abwicklung).
• Vereinfachung des Antragsverfahrens: Die Koalition kündigt an, Antragslogiken und Nachweispflichten zu entschlacken und die Bearbeitung zu beschleunigen. Das bedeutet: weniger Bürokratie, mehr Digitalisierung und eine zentrale Förderplattform.
Diese Maßnahmen sollen laut Koalitionsvertrag dazu beitragen, den Anteil der F&E-Ausgaben am BIP auf mindestens 3,5 % bis 2030 zu steigern und insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen den Zugang zu Innovationsförderung erleichtern.
Wir aktualisieren diesen Artikel fortlaufend, sobald das neue Gesetz veröffentlicht wird. Du kannst dich auch bei uns für eine erste Einschätzung melden.
Forschungszulage Voraussetzungen: Wer wird mit der Forschungszulage gefördert?
Alle steuerpflichtigen Unternehmen und Einzelunternehmer in Deutschland können die Forschungszulage beantragen. Dabei spielen Faktoren wie Rechtsform (Kapital- oder Personengesellschaft), Unternehmensgröße, Gewinn oder die tatsächliche Steuerlast keine Rolle. Zudem werden ausnahmslos alle Industriebereiche gefördert, ob Maschinenbau, IT, Fertigung oder Medizin.
Für die Steuervorteile der Forschungszulage sind ebenso alle Rechtsformen qualifiziert:
• Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG, AG und Ltd.
• Personengesellschaften wie GbR, OHG und KG
• Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleingewerbetreibende
• Kooperationsvorhaben und Auftragsforschung
Kurz gesagt: Wenn dein Unternehmen steuerpflichtig ist oder Steuern in Deutschland zahlt und hohe Forschungsausgaben stemmen muss. Dann sollte es unbedingt diese Möglichkeit zur finanziellen Unterstützung prüfen. Die rechtlichen Hürden sind nämlich weitaus niedriger als bei vielen anderen Förderprogrammen der Bundesregierung.
Es gibt aber einen Punkt zu beachten: Dein Unternehmen darf sich nicht in Schwierigkeiten befinden. Glücklicherweise gibt es einige Ausnahmen und Möglichkeiten, zu denen wir dich in diesem Fall gerne aufklären – lies dazu unseren Artikel zu Unternehmen in Schwierigkeiten. Ausgeschlossen sind zudem (staatliche) Bildungs- und Forschungseinrichtungen.
Zum Thema: Die Voraussetzungen der Forschungszulage im Überblick
Forschungszulage für Startups
Junge Startups haben in den ersten Jahren oft keinen Umsatz, hohe Forschungsausgaben und durchlaufen eine mehrjährige Verlustphase. Die Forschungszulage kann hierbei das ideale Instrument sein, um die Cash-Burn-Rate spürbar zu senken. Da der gewährte Förderbetrag die Steuerlast meistens übersteigt, erfolgt eine tatsächliche Auszahlung durch das Finanzamt.
Mehr dazu: Forschungszulage für Startups – Jetzt Förderung sichern
Forschungszulage für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
KMU gelten als Wachstumsmotor der deutschen Wirtschaft. Deswegen profitieren sie bei der Forschungszulage von noch besseren Konditionen. Seit März 2024 erhalten sie dank des Wachstumschancengesetzes nämlich bis zu 3,5 Millionen Euro jährlich. Damit ist der Zuschuss deutlich höher als bei anderen Förderprogrammen wie dem ZIM.
Mehr dazu: Lohnt sich die Forschungszulage für Kleinunternehmen?
Forschungszulage für Großunternehmen
Größere Unternehmen und Konzerne mit mehr als 249 Mitarbeitern oder jenseits von 50 Mio. Euro Jahresumsatz können ebenfalls die Forschungszulage beantragen und erhalten. Die maximale Förderhöhe beläuft sich auf bis zu 2,5 Millionen jährlich und kann eine entscheidende Rolle spielen, um hohe Forschungsausgaben nachhaltig zu senken.
Forschungszulage für Tochterunternehmen bzw. verbundene Unternehmen
Tochterunternehmen bzw. verbundene Unternehmen sind ebenso antragsberechtigt. Hier gibt es aber eine Besonderheit zu beachten: Sollte eine konzernähnliche Struktur vorliegen, müssen sich die betroffenen Unternehmen den maximalen Förderbetrag aufteilen. Wir beraten dich in diesem Fall gerne zur optimalen Förderstruktur.
Antragsteller der Forschungszulage nach Wirtschaftszweigen – Quelle: Bescheinigungsstelle Forschungszulage; Zeitraum: 16.09.2020 – 31.03.2024
Welche Kriterien gelten für FuE-Vorhaben für die Forschungszulage?
Nicht alles, was als Forschung und Entwicklung deklariert wird, ist auch im Sinne der steuerlichen Innovationsförderung. So gibt es klare Vorgaben, welche Arten der Forschung überhaupt erst infrage kommen. Dazu gehören allen voran die Folgenden.
• Grundlagenforschung: Sie gilt als essenziell für den Fortschritt, ist aber kurz- bis mittelfristig kommerziell nicht nutzbar. Deswegen unterstützt die steuerfreie Forschungszulage bewusst die wichtige Grundlagenforschung.
• Industrielle Forschung: Hierbei stehen insbesondere praktische Fragestellungen im Vordergrund, die Unternehmen durch wissenschaftliches und ingenieurmäßiges Engagement zu lösen versuchen.
• Experimentelle Entwicklung: Bei dieser Art der Forschung greifen Unternehmen auf Kenntnisse und Fertigkeiten zurück, um neue oder bestehende Produkte, Verfahren und Dienstleistungen zu entwickeln bzw. grundlegend zu verbessern.
Zudem gibt es noch weitere Anforderungen, die das eigene Forschungs- und Entwicklungsprojekt zur steuerlichen Förderung unbedingt erfüllen muss. Dafür folgen später im Antrag fünf einfache Kategorien, die wir vorab kurz erklären.
• Neuartig: Die Forschung muss neue Erkenntnisse hervorbringen.
• Schöpferisch: Alle Forschungsarbeiten müssen originär sein.
• Systematisch: Es muss einen Forschungs- und Budgetplan geben.
• Reproduzierbar: Das Ergebnis muss reproduzierbar sein (Dokumentation).
• Ungewiss: Es gibt Ungewissheit, welches Ergebnis am Ende eintritt.
Die Bescheinigungsstelle prüft diese Aspekte nach dem Forschungszulagengesetz bei jedem Antrag mit Hilfe von drei Kriterien:
• Neuartigkeit
• Risiko/Unwägbarkeit
• Planmäßigkeit.
Mehr dazu: Forschungszulage-Kriterien vs. Frascati
Erst dann kann eine Unterstützung durch das Gesetz bzw. durch die Bescheinigungsstelle Forschungszulage in Betracht gezogen werden.
Durch das Gesetz zur steuerlichen Förderung von Forschung und Entwicklung können Unternehmen attraktive Zulagen von bis zu 25% beantragen. Förderfähig sind alle steuerpflichtigen Unternehmen – unabhängig von der Branche, Rechtsform und Größe. Zudem kann die Förderung auch rückwirkend bis zum 01. Januar 2020 beantragt werden.
Trotz dieser Vorteile wirkt das mehrstufige Antragsverfahren für viele abschreckend. In dieser Anleitung erfährst du, wie du den Antrag auf Forschungszulage erfolgreich stellst – von der Vorbereitung bis zur Einreichung.
Hinweis: In unserem Forschungszulage-FAQ findest du alle nötigen Informationen zu den Voraussetzungen der Zulage. So erfährst du nicht nur, wer und was gefördert wird, sondern auch wie hoch die maximale Förderung ausfällt.
Schritt für Schritt-Anleitung zum Forschungszulage-Antrag
Bevor das eigentliche Antragsverfahren starten kann, sind einige Vorbereitungen notwendig. Denn bedenke: Je besser das Projekt im Vorfeld aufbereitet und argumentiert ist, desto höher sind die Chancen auf eine Bewilligung und Auszahlung der Forschungszulage.
Hier arbeitet der Antragsteller in der Regel mit einer Förderberatung zusammen. Wir erklären dir in diesem Guide, wie der komplette Antragsprozess ablaufen kann.
Bevor der Forschungszulage Antrag gestellt wird, sind einige Vorbereitungen zu treffen.
• Bevollmächtigung erteilen: Erteile deinem Förderberater die nötige Vollmacht zur Einreichung der Anträge und Bearbeitung der Nachforderungen. So stellst du sicher, dass alle Unterlagen fristgerecht eingereicht werden und bei Nachforderungen schnell reagiert werden kann. Dafür benötigst Du das ELSTER-Zertifikat deines Unternehmens.
Außerdem interessant: Forschungszulage für Kooperationsvorhaben
4. Forschungszulage-Antrag einreichen
Hast du deinem Förderberater die nötige Vollmacht erteilt, übernimmt er diesen Schritt für dich. Andernfalls musst du dich zunächst bei der Bescheinigungsstelle für Forschungszulagen (BSFZ) registrieren.
Hier geht’s zur BSFZ
Hinweis: Lasse vor der Einreichung deine Antragstexte, Kalkulationen und Grafiken nochmal prüfen, damit keine Fehler entstehen, durch die dein Antrag möglicherweise abgelehnt wird.
Den Antrag musst du nun digital mithilfe des ELSTER-Zertifikats signieren und bei der BSFZ einreichen.
Tipp: Ein Berater kann dich hier unterstützen und sicherstellen, dass alle Dokumente fristgerecht eingereicht werden.
Dann beginnt das eigentliche Antragsverfahren. Ein Gutachter prüft nun, ob die Kriterien zur Einordnung als F&E-Vorhaben erfüllt sind. Hierbei können inhaltliche Fragen und Nachforderungen aufkommen, bei denen dich deine Berater unterstützen werden.
Nach der Antragstellung – von der Prüfung bis zur Auszahlung der Forschungszulage
5. Prüfung deines Antrags durch einen Gutachter der BSFZ
Dein Forschungszulage Antrag liegt jetzt beim Gutachter der Bescheinigungsstelle für Forschungszulage (BSFZ). Dieser prüft, ob die Kriterien der Förderfähigkeit erfüllt sind, die in der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) definiert sind.
Alle Kriterien müssen erfüllt sein, damit dein Projekt als Forschungs- und Entwicklungsvorhaben gilt und somit damit förderfähig im Sinne des FZulG ist.
Folgende Kriterien werden überprüft:
• Neuartigkeit: Das Kriterium der Neuartigkeit setzt voraus, dass die Arbeiten darauf abzielen, neue Kenntnisse und Fertigkeiten zu gewinnen oder vorhandene wissenschaftliche, technische, wirtschaftliche oder sonstige einschlägige Erkenntnisse und Fertigkeiten, Konzepte, Strategien, Methoden oder Technologien (Stand der Technik) in neuer Weise zu nutzen. Dies erfolgt mit dem Ziel, über bereits bestehende routinemäßige (Dienst-)Leistungen bzw. Standardprozesse hinaus neue Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln oder wesentliche Verbesserungen bei bestehenden Produkten, Verfahren oder Dienstleistungen bzw. die Erschließung neuer Geschäftsmodelle und/oder Methoden herbeizuführen.
• Risiko / Unwägbarkeit: Das Kriterium Risiko / Unwägbarkeit ist dann erfüllt, wenn wissenschaftliche bzw. technische Hemmnisse, Risiken oder Herausforderungen bestehen, die die Zielerreichung gefährden und so im Extremfall zum Scheitern des Vorhabens führen könnten.
• Planmäßigkeit: Das Kriterium der Planmäßigkeit erfordert, dass die Arbeiten genau definierte Aufgaben wissenschaftlicher oder technischer Art mit klar festgelegten Zielen beinhalten. Die Planung der durchzuführenden Tätigkeiten erfolgt etwa über einen Zeit- bzw. Arbeitsplan mit entsprechender Ressourcen- und Personalplanung, Arbeitspaketen und ggf. Meilensteinen oder durch die Darstellung einzelner Verfahrensschritte und der jeweils erwarteten (Zwischen-)Ergebnisse.
Der Prozess der Bescheinigung dauert bis zu 12 Wochen. In diesem Zeitraum kann es zu Nachforderungen durch den Gutachter kommen. Die Frist zur Beantwortung dieser Nachforderungenliegt in der Regel bei 2 Wochen. Du musst also schnell reagieren.
Denn die Nachforderungen können von der Beantwortung einfacher Fragen bis zur Erarbeitung weiterer Unterlagen wie Kalkulationen, Grafiken oder technischen Dokumentationen reichen. Dein Förderberater wird dir helfen, die richtigen Antworten auf die Nachforderungen zu erarbeiten.
6. Bewilligung deines Forschungszulage Antrags
Im Idealfall erhältst du dann von der Bescheinigungsstelle einen Bescheid eine Bescheinigung, dass dein eingereichtes Projekt als Forschungs- und Entwicklungsvorhaben zertifiziert ist. Diese Bescheinigung berechtigt dich, die steuerfreie Forschungszulage in Anspruch zu nehmen.
Man kann also zu diesem Zeitpunkt von einer Bewilligung deines Forschungszulage Antrags sprechen. Sie wird im Portal der Bescheinigungsstelle, in dem du den Forschungszulage Antrag eingereicht hast, hochgeladen. Du und deine Bevollmächtigten werden per E-Mail benachrichtigt.
Die Bescheinigung geht automatisch in Kopie an dein zuständiges Finanzamt.
7. Auszahlung
Die steuerfreie Forschungszulage ist eine Förderung in Form einer steuerlichen Rückerstattung. Diese wird ausgezahlt, sobald dein Unternehmen die nächste Körperschaftssteuererklärung einreicht. Dein Förderberater wird dich bis zur Auszahlung des Betrags auf dein Konto beim Prozess begleiten.
Zum Thema:
• Forschungszulage Auszahlung: Das musst du wissen
• Negativen Bescheid erhalten? Das kannst du tun
Fünf Fragen zur Antragstellung mit Beratern
Wie läuft der Prozess der Forschungszulagen-Beratung ab?
Ist dein Projekt förderfähig? So erkennst du gute Innovationsprojekte für ZIM, Forschungszulage & KMU-innovativ
von Kai | 17.05.2025 | ZIM, Alternative Förderprogramme, Forschungszulage, Tipps
Die deutsche Regierung bietet mit bundesweiten Förderprogrammen wie der Forschungszulage, der ZIM-Förderung und KMU-innovativ attraktive Rahmenbedingungen zur Entwicklung neuer Produkte, Technologien und Dienstleistungen. Im Idealfall kann dein Unternehmen sogar Millionenbeträge erhalten. Doch als Erstes musst du klären, ob dein Forschungsprojekt eigentlich förderfähig ist oder nicht.
Auf den ersten Blick kann das ein wenig verwirrend aussehen. Wenn du dich aber an unserer praktischen Hilfe orientierst, kannst du vorab bereits einen guten Indikator erhalten. Zudem findest du auf unserer Seite viele hilfreiche Case Studies.
Wichtige Unterschiede zwischen den Förderprogrammen
Forschungszulage – Ist mein Innovationsprojekt förderfähig?
Ein unschlagbarer Vorteil der Forschungszulage ist, dass jedes steuerpflichtige Unternehmen die Förderung erhalten kann. Die Unternehmensgröße, Rechtsform oder Mitarbeiteranzahl spielen keine Rolle. KMU profitieren jedoch von einer etwas höheren Förderquote!
Zunächst muss dein Forschungsprojekt unter einen der Bereiche Grundlagenforschung, industrielle Forschung oder experimentelle Entwicklung fallen. Es handelt sich um eine einfache entweder/oder Klassifizierung.
Grundlagenforschung Industrielle Forschung Experimentelle Entwicklung
Essenzielle Forschung für den Fortschritt, die kurz- bis mittelfristig keinen kommerziellen Nutzen hat. Praktische Fragestellungen, die durch wissenschaftliches und ingenieurmäßiges Engagement zu lösen sind. Entwicklung oder Verbesserung von neuen/bestehenden Produkten, Verfahren und Dienstleistungen.
Als Nächstes gibt es einige Aspekte, die dein Forschungsprojekt zwingend abhaken muss.
• Neuartig: Bringt dein Forschungsprojekt neue Erkenntnisse hervor?
• Schöpferisch: Sind alle Forschungsarbeiten originär (grundlegend neu)?
• Systematisch: Gibt es einen klaren Forschungs- und Budgetplan?
• Reproduzierbar: Ist das Ergebnis reproduzierbar (inkl. Dokumentation)?
• Ungewiss: Besteht ein Risiko, welches Ergebnis am Ende eintritt?
Danach bewertet die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) dein Projekt anhand von drei übergreifenden Kriterien: Neuartigkeit, Risiko/Unwägbarkeit und Planmäßigkeit.
Weitere Informationen zur Bewertung sowie praktische Tipps findest du in unserem ausführlichen Artikel zur Forschungszulage.
ZIM-Förderung – welche Förderkriterien sind maßgeblich?
Das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) fördert zwar nur Unternehmen bis zu einer bestimmten Größe, doch die sonstigen Rahmenbedingungen sind besonders attraktiv. Dein Unternehmen kann einen hohen Zuschuss zur laufenden Finanzierung des Projektes erhalten!
Das ZIM folgt dabei den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und setzt voraus, dass sich dein Unternehmen mit der Förderung zeitlich, inhaltlich und finanziell besser bzw. breiter aufstellen kann. Das Ziel sind schnellere Projekte mit größerem Umfang.
Ein typisches Forschungsprojekt muss darüber hinaus folgende Fragen berücksichtigen:
• Handelt es sich mindestens um experimentelle Entwicklung nach Artikel 2 AGVO (VO (EU) 2014/651)?
• Übertrifft das Ergebnis die bisherigen Produkte, Verfahren oder technischen Dienstleistungen nach dem internationalen Stand der Technik?
• Ist das Projekt mit einem erheblichen technischen Risiko behaftet?
• Kann dein Unternehmen dadurch die eigene Innovationskompetenz oder Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern?
• Im Falle einer Kooperation: Leisten alle Partner einen innovativen Beitrag und möchten das Ergebnis gemeinsam vermarkten?
Da die Einschätzung nicht ganz einfach ist, bietet dir das ZIM gleich zwei praktische Optionen. Dein Unternehmen kann vorab eine Projektskizze einreichen oder zunächst eine Durchführbarkeitsstudie anstreben, bevor du mit dem eigentlichen Projekt beginnst.
Weitere Informationen dazu findest du in unserem Beitrag zur ZIM-Förderung.
KMU-innovativ – wie erkennt man Innovation?
Während die Forschungszulage und die ZIM-Förderung grundsätzlich alle Bereiche fördern, spezialisiert sich KMU-innovativ auf besonders wichtige Technologiefelder. KMU sollen dadurch in der Lage sein, bahnbrechende Hightech-Projekte zu finanzieren.
Antragsteller treten im Wettbewerb um das vorhandene Förderbudget gegeneinander an. Das bedeutet, je innovativer dein Projekt ist und je qualifizierter deine forschenden Mitarbeiter sind, desto bessere Chancen hast du auf eine Förderung.
Wichtig: Die Förderkriterien unterscheiden sich zwischen allen 11 Technologiefeldern! Wir geben dir einige ausgewählte Beispiele und Fragestellungen zur Hand.
• Biomedizin: Handelt es sich bei deinem Projekt um die Erforschung und Entwicklung von innovativen Wirkstoffen oder wirksamer sowie sicherer Arzneimittel?
• Interaktive Technologien: Beschäftigt sich dein Projekt mit digital unterstützter Gesundheit und Pflege oder smarten, nachhaltigen und innovativen Lebensräumen?
• Klima und Energie: Erforschst du Produkte, Verfahren und Dienstleistungen, die den Energieverbrauch und Treibhausgasemissionen verringern könnten?
• Materialforschung: Treibst du risikoreiche Forschungs- und vorwettbewerbliche Entwicklungsvorhaben für innovative Materialien und Werkstoffe voran?
• Medizintechnik: Beschäftigt sich dein Unternehmen mit der Entwicklung neuer Medizinprodukte/Software oder Produkten mit In-vitro-Diagnostik?
Darüber hinaus gibt es noch viele weitere wichtige Technologiebereiche, die alle ihre eigenen Anforderungen an innovative Forschungsprojekte stellen.
Informiere dich also vorab unbedingt in unserem kompletten Artikel zu KMU-innovativ zu deinen Möglichkeiten!
Häufig gestellte Fragen zur Förderfähigkeit von Innovationsprojekten
Woran erkenne ich, ob mein Projekt förderfähig ist?
Ein Projekt ist förderfähig, wenn es entweder Grundlagenforschung, industrielle Forschung oder experimentelle Entwicklung umfasst – also neue Erkenntnisse schafft, ein Risiko trägt, systematisch geplant ist und dokumentierbare Ergebnisse liefert. Programme wie die Forschungszulage oder ZIM verlangen eine klare Abgrenzung zu Standardentwicklung.
Welche Kriterien gelten bei der Forschungszulage?
Dein Projekt muss neuartig, schöpferisch, systematisch, reproduzierbar und mit einem gewissen Risiko behaftet sein. Die Bescheinigungsstelle (BSFZ) prüft das Vorhaben nach den Kriterien Neuartigkeit, Risiko/Unwägbarkeit und Planmäßigkeit.
Was sind typische Fehler bei der Einschätzung der Förderfähigkeit?
Viele Unternehmen unterschätzen die Anforderungen an die technische Tiefe und Dokumentation. Häufig werden Routineentwicklungen oder reine Produktanpassungen fälschlich als förderfähig angesehen – diese erfüllen jedoch meist nicht die Förderkriterien.
Hast du noch weitere Fragen?
Die Identifizierung eines förderfähigen Projekts ist der erste wichtige Schritt zu einer möglichen Förderung. Doch die Rahmenbedingungen können sich je nach Förderprogramm voneinander unterscheiden. Stark innovative Projekte haben dabei einen Vorteil: Sie sind oftmals gleich für mehrere Programme qualifiziert, sodass du die beste Förderung für dich wählen kannst.
Alternativ gehen wir gerne gemeinsam alle deine Vorteile durch und beraten dich, ob dein Projekt oder deine Projektidee von der Forschungszulage, der ZIM-Förderung oder von KMU-innovativ am meisten profitieren kann.
Forschungszulage-Antrag abgelehnt – Gründe & nächste Schritte
von Kai | 09.07.2024 | Antragsverfahren & Prozess, Forschungszulage, Tipps
Immer mehr Unternehmen entdecken die vielen Vorteile der Forschungszulage zur gezielten Förderung von Forschung und Entwicklung. Wer nämlich über förderfähige Projekte verfügt, kann sich bis zu 3,5 Millionen Euro jährliche Unterstützung sichern. Aber nicht jeder Förderantrag klappt auch auf Anhieb und Ablehnungen sind nicht unüblich. Wurde dein Antrag auf Forschungszulage abgelehnt? Dann bist du bei uns genau richtig.
Zunächst geben wir dir einen Überblick zur Forschungszulage und den Gründen hinter einer möglichen Ablehnung. Anschließend gehen wir auf praktische Tipps und nächste Schritte ein, damit deine Beantragung zum vollen Erfolg werden kann.
Diese neue Zulage ist ein revolutionäres Förderprogramm
Die Bundesregierung führte die steuerfreie Forschungszulage Anfang 2020 ein, um die Innovationskraft forschender Unternehmen in Deutschland zu stärken. Sie kann als attraktiver Ausgleich zu steigenden Kosten dienen und gilt für alle Wirtschafts- und Forschungsbereiche. Deswegen gewann die Zulage in den vergangenen Jahren schnell an Beliebtheit.
Unternehmen aller Rechtsformen und Größen können davon profitieren:
• Maximale Unterstützung von bis zu 3,5 Millionen Euro jährlich
• Umfasst signifikante Ausgaben wie Personal und Auftragsforschung
• Rückwirkende Förderung bis zu 4 Jahre lang möglich
• Hohe Bewilligungsquoten zwischen 70 und 80 % (je nach Branche)
• Möglichkeit zum kostenfreien Widerspruch bei einer Ablehnung
Dadurch bietet sie deinem Unternehmen eine perfekte Option, hohe Forschungsausgaben rückwirkend fördern zu lassen. Nach einem erfolgreichen Antrag wird der gewährte Förderbetrag auf die nächste zu zahlende Steuer angerechnet oder als Überbetrag ausgezahlt. Eine generelle Steuerpflicht in Deutschland ist hierfür vollkommen ausreichend.
Wie hoch deine tatsächliche Steuerlast ist, spielt also keine Rolle. Selbst wenn dein Unternehmen gar keine Steuern zahlt, kommst du trotzdem in den Genuss des vollen Vorteils. Mit unserer Hilfe steigt deine Erfolgsquote dabei sogar auf über 95 %!
Forschungszulage: vom Antrag bis zur Bewilligung/Ablehnung
Doch ein weiterer großer Vorteil findet sich im transparenten Antragsverfahren wieder. Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) arbeitet komplett digital und ermöglicht dadurch einen einfachen und gut nachvollziehbaren Antragsprozess. Hat das BSFZ deinen Antrag auf Forschungszulage zunächst abgelehnt, ist das noch kein Grund zum Verzweifeln.
Denn es gibt die Möglichkeit zum Widerspruch, um Informationen und Dokumente nachzuliefern und die Förderung doch noch zu erhalten. Hier ist ein kurzer Überblick zu den wichtigsten Schritten im Antragsprozess.
Quelle: Bescheinigungsstelle Forschungszulage
4 essenzielle Fragen und Antworten für Unternehmen
Was kann ich tun, wenn mein Antrag auf Forschungszulage abgelehnt wurde?
Eine Ablehnung ist noch kein finales Urteil, denn du hast die Möglichkeit zum Widerspruch. Analysiere zunächst den Bescheid und versuche, die Begründung aus Sicht der BSFZ nachzuvollziehen. Kannst du ihre Zweifel mit weiterer Dokumentation aus dem Weg räumen? Ein zuverlässiger Förderberater kann dir hierbei zur Seite stehen – wir beraten dich gerne.
Kann ich einen abgelehnten Antrag erneut einreichen?
Es steht dir vollkommen frei, einen neuen Antrag für das gleiche oder ein anderes Forschungsprojekt einzureichen. Das bleibt nach wie vor kostenlos und kann ein sinnvoller Schritt sein. Stelle aber unbedingt sicher, dass die Fehler und Missverständnisse aus dem Erstantrag behoben wurden. Erst dann kann eine Forschungszulage-Neueinreichung zum Erfolg führen.
Wie kann ich die Erfolgswahrscheinlichkeit meines Antrags erhöhen?
Nimm dir ausreichend Zeit für eine gründliche Vorbereitung und fertige alle technischen Inhalte gemeinsam mit den richtigen Experten an. Eine erfahrene Beratung kann dich dabei unterstützen und dir viel internen Koordinationsaufwand einsparen. Nebenbei profitierst du noch von unserer höheren Erfolgsquote von mehr als 95 %.
Wie lange dauert der Überprüfungsprozess nach der Einreichung eines Antrags?
Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BFSZ) benötigt bis zu drei Monate Zeit, um einen Förderantrag zu prüfen und eine Entscheidung zu treffen. Im Schnitt bekommst du eine Ergebnis jedoch oft bereits nach 6 bis 8 Wochen. Die Komplexität deines Antrags und die aktuelle Auslastung können die Dauer in beide Richtungen beeinflussen.
Fazit: Die Ablehnung deines Antrags ist kein finales Urteil
Mit Bewilligungsquoten von rund 70 bis 80 % ist die Forschungszulage eine attraktive steuerliche Förderung von Forschung und Entwicklung in Deutschland. Aber es kommt dennoch immer wieder zu Ablehnungen. Das kann verschiedene Gründe haben, ob Fehler bei der Antragstellung oder eine unzureichende Projektbeschreibung.
Glücklicherweise hat jedes Unternehmen die Möglichkeit zum Widerspruch. Das gibt dir noch einmal die Gelegenheit, Missverständnisse auszuräumen und Informationen nachzuliefern. Sollte auch das nicht zum Erfolg führen, bleibt dir ein neuer Antrag als letzte Option. Lasse dich hierzu unbedingt vorab beraten, um deine Erfolgschancen zu maximieren.
Wurde dein Antrag auf Forschungszulage abgelehnt? Dann vereinbare noch heute dein kostenloses Beratungsgespräch!
Kaum ein anderes Förderprogramm bietet derart attraktive Rahmenbedingungen wie diese neue Zulage. Wurde dein Antrag auf Forschungszulage abgelehnt? Dann solltest du dir sofort einen erfahrenen Partner suchen, der dich bei den weiteren Schritten begleiten kann.
Wir gehen gerne gemeinsam deinen Antrag durch und sorgen für ideale Ausgangsbedingungen, damit du doch noch deine Bewilligung erhältst. Hast du noch weitere Fragen? Dann vereinbare jetzt dein kostenloses Beratungsgespräch.
Forschungszulage richtig dokumentieren: So erfüllst du alle Nachweispflichten richtig
von Kai | 16.10.2024 | Antragsverfahren & Prozess, Forschungszulage, Tipps
Du überlegst, die Forschungszulage für dein Innovationsprojekt zu nutzen? Eine kluge Entscheidung! Denn der Staat übernimmt bis zu 35 % deiner Personalkosten für Forschung und Entwicklung – eine attraktive Förderung, die du dir nicht entgehen lassen solltest.
Trotz dieser Chance sind viele junge Unternehmer zurückhaltend. Oft besteht die Sorge, dass die Arbeitszeiterfassung aufwendig und bürokratisch ist oder versteckte Hürden lauern.
Doch keine Angst: Mit der richtigen Herangehensweise ist die Dokumentation problemlos machbar – selbst für Startups! In diesem Leitfaden zeigen wir dir, worauf es ankommt.
Was genau muss für die Forschungszulage dokumentiert werden?
Bei der Antragstellung führen dich elektronische Formulare durch alle notwendigen Angaben. Besonders wichtig ist dabei eine aussagekräftige, technisch einwandfreie Beschreibung deines Forschungsprojekts. Anschließend gibst du dort auch den zeitlichen, personellen und finanziellen Umfang deines FuE-Vorhabens an.
Hierbei musst du lediglich ein sogenanntes Gantt-Diagramm einreichen, welches das Kriterium der Planmäßigkeit für dein Projekt beschreibt. Zusätzlich raten wir dazu, auch Grafiken mit deinem Antrag einzureichen, um dem Gutachter noch mehr Informationen zu deinem Forschungs- und Entwicklungsprojekt zur Verfügung zu stellen.
Wurde dein Projekt durch die BSFZ positiv bewilligt bzw. zertifiziert, kannst du die Fördermittel im zweiten Schritt mit dem Antrag auf Abruf der Forschungszulage beim Finanzamt abrufen. Halter dazu folgende Nachweise bereit.
Nötige Nachweise für die Forschungszulage
Nachweise über externe FuE-Dienstleisterkosten (EU / EWR) Nachweise über interne FuE-Personalkosten
Liste aller Dienstleister im FuE-Projekt Liste aller Mitarbeiter:innen im FuE-Projekt (Name,
Verträge (in deutscher Sprache oder übersetzt) auf Deutsch Jahreslohnkosten / Gehaltsabrechnungen
Rechnungen Stundenzettel für teilweise im Projekt arbeitende Mitarbeiter:innen (anteilig zu ihrer Anstellung oder bei Tätigkeit in mehreren FuE-Projekten)
Evtl. Aktennotizen zu, Zusatzerklärungs-Blätter zu Rechnungen / Rechnungsteilen Evtl. Dokumentationen von Weiterberechnungen (von Tochter an Muttergesellschaft)
Nötige Nachweise für die Dokumentation der Forschungszulage
Deswegen ist es ratsam, alle Nachweise zu förderfähigen Kosten von Anfang bereitzuhalten und für Anfragen in der Zukunft aufzubewahren. Es gilt nämlich seit dem Jahr 2017 die Belegvorhaltepflicht für Steuererklärungen.
Ebenfalls kann es vorkommen, dass die Abrufe zur Forschungszulage erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung oder gesonderten Belegprüfung erfolgen.
Dauer der Nachweispflicht bei der Forschungszulage: Die Nachweispflicht erstreckt sich über mehrere Jahre und ist eng mit den steuerrechtlichen Vorgaben verbunden. Unternehmen müssen alle relevanten Dokumente und Belege sorgfältig aufbewahren, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) ihre Angaben belegen zu können.
Die allgemeine steuerrechtliche Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die förderfähigen Aufwendungen entstanden sind. Innerhalb dieses Zeitraums kann die Forschungszulage rückwirkend beantragt werden, sofern alle Nachweise vorliegen. Eine lückenlose Dokumentation ist entscheidend, um mögliche Rückfragen der Behörden zu beantworten.
Warum müssen relevante Zeitaufwände für die Forschungszulage festgehalten werden?
Wenn du deinen Antrag eingereicht hast, erhältst du innerhalb von 3 Monaten einen Bescheid. Fällt dieser positiv aus, enthält er auf Basis deiner Angaben im Webportal den konkreten Förderbetrag. Danach beantragst du mit dem Bescheid den Abruf der Forschungszulage beim Finanzamt – der Zuschuss erfolgt am Ende als Steuerverrechnung oder Auszahlung.
Zuvor muss aber das Finanzamt natürlich auch prüfen, ob die Kosten tatsächlich in dieser Höhe angefallen sind. Genau hierfür benötigst du Nachweise, damit auf den ersten Blick ersichtlich ist, dass die erfassten Zeitaufwände (und andere Ausgaben) im förderfähigen Zusammenhang mit dem Forschungsprojekt stehen.
Wie sollte die Stundenzettel-Dokumentation für die Forschungszulage aussehen?
Während Projektpläne, Rechnungen für Auftragsforschung und Abschreibungsverläufe für viele Unternehmen relativ klar und nachvollziehbar sind, sorgen Stundenzettel regelmäßig für offene Fragen. Denn für eine eindeutige Erfassung und Förderung sind manchmal mehr Angaben notwendig, als du vielleicht aus deinem Alltag gewohnt bist.
Es gibt keine vorgeschriebene Form, solange du die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ erfüllst.
Das bedeutet, du kannst beispielsweise das Zeiterfassungstool deines ERP-Systems nutzen oder sogar eine Excel-Liste anlegen.
Viel wichtiger ist, dass alle deine Stundenzettel richtig, nachvollziehbar, nachprüfbar sowie unveränderbar sind und damit die GoBD-Anforderungen erfüllen.
Eine Tabelle zur Zeiterfassung mit folgenden Angaben gilt als gutes Beispiel:
• Wirtschaftsjahr und Name des Mitarbeiters
• Kurzbezeichnung des R&D-Vorhabens und Vorhabens-ID (von BSFZ)
• Kurzbezeichnung der FuE-Tätigkeit
• Dokumentation der Arbeitsstunden auf Monats- und Tagesbasis
• Ermittlung der maßgeblichen vereinbarten Jahresarbeitszeit
• Ermittlung des Anteils der Arbeitszeit für FuE-Tätigkeiten im FuE-Vorhaben
• Geleistete Stunden bei Eigenforschung (für Geschäftsführer)
➡️ Hier geht’s zur Vorlage für den Stundenzettel (PDF + Excel)
Welche Personalkosten gehören in den Forschungszulage-Stundenzettel?
Ein weiterer Punkt, der oft für Verunsicherung sorgen kann, ist die klare Abgrenzung von förderfähigen FuE-Tätigkeiten, die im direkten Zusammenhang mit dem Forschungsprojekt stehen. So kommt es immer wieder vor, dass Unternehmen beispielsweise administrative oder organisatorische Aufwände erfassen – diese sind aber nicht förderfähig.
Für die Forschungszulage sind nur die forschenden Mitarbeiter relevant: Forscher, Techniker, Entwickler, Laborassistenten und ähnliche Berufe dienen als guter Indikator, sofern sie tatsächliche Forschungstätigkeiten leisten.
Jedoch ist es irrelevant, aus welcher Abteilung ein Mitarbeiter kommt und welches Vorwissen er mitbringt. So kann auch jemand aus dem Bereich Marketing FuE-Leistungen tätigen, sofern diese keine Marketingaufgaben beinhalten.
Außerdem interessant: Forschungszulage richtig bilanzieren – so geht’s ganz einfach
Tipps zur einwandfreien Dokumentation
Wenn du von Anfang an (oder zumindest nach deinem positiven Bescheid) auf eine transparente Zeiterfassung setzt und deine forschenden Mitarbeiter darüber aufklärst, sparst du am Ende hohe Aufwände.
Halte dich deswegen bei deinen Stundenzetteln an folgende Tipps:
• Entscheide dich frühzeitig für deine ideale Dokumentationsform, mit der du alle GoBD-Grundsätze problemlos erfüllen kannst – ob ERP-System oder Excel.
• Kläre deine Mitarbeiter darüber auf, welche Tätigkeiten förderfähig sind und erfasst werden müssen – biete im Zweifel eine kurze Schulung an.
• Erfasse möglichst zeitnah alle Aufwände, selbst wenn es dazu keine bindende Vorgabe gibt. Eine saubere Erfassung ist Wochen oder Monate später deutlich schwieriger.
• Stelle sicher, dass deine Dokumentation auch in den Folgejahren problemlos auffindbar bleibt – das ist wichtig für Lerneffekte und mögliche Nachforderungen.
Manchmal wusste dein Unternehmen im Vorfeld jedoch nicht, dass es später einen Antrag auf Forschungszulage stellen wird. Oft fehlen also genaue Stundenzettel mit den eher hohen Anforderungen. Doch selbst in diesem Fall hast du eine praktische Möglichkeit.
Du darfst nämlich rückwirkend mit Schätzwerten arbeiten (nicht tagesgenau), solange diese nach bestem Wissen und Gewissen gemacht werden. Achte aber unbedingt auf die Abgrenzung von Krank- und Urlaubstagen – diese sind niemals als Arbeitszeit zu erfassen!
Hinweis: Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben, ohne zuvor den Stundenzettel zu unterschreiben, dann kann das der Teamleiter in Vertretung übernehmen.
Häufige Fragen zur Dokumentation für die Forschungszulage
Welche Nachweise brauche ich für die Forschungszulage?
Du brauchst Nachweise über Personalkosten, Stundenzettel, externe Forschungsleistungen sowie über Forschungsgüter. Diese müssen den GoBD-Grundsätzen entsprechen, nachvollziehbar, vollständig und revisionssicher sein.
Wie lange müssen die Unterlagen zur Forschungszulage aufbewahrt werden?
Die Nachweispflicht beträgt mindestens vier Jahre. Alle Dokumente – inklusive Stundenzettel und Abrechnungen – müssen bei Betriebsprüfungen oder BSFZ-Anfragen jederzeit vorzeigbar sein.
Kann ich die Forschungszulage auch rückwirkend dokumentieren?
Ja, eine rückwirkende Dokumentation ist erlaubt – z. B. mithilfe plausibler Schätzwerte, wenn keine tagesgenauen Daten vorliegen. Wichtig ist, dass du Krankheit, Urlaub und administrative Tätigkeiten korrekt abgrenzt.
Mit guter Dokumentation gelingt dir auch Jahre später der Antrag
Obwohl es sich bei der Forschungszulage um eine rückwirkende Antragstellung und Förderung handelt, solltest du idealerweise bereits zum Projektstart auf eine saubere Dokumentation achten (zumindest bei deinen späteren Folgeanträgen!). Dann gelingt es dir sogar, einen erfolgreichen Antrag bis zu vier Jahre lang rückwirkend zu stellen.
Hast du noch weitere Fragen zum Thema Forschungszulage & Dokumentation oder suchst du nach einer kompetenten Förderberatung? Wir kennen uns mit korrekter und nachvollziehbarer Zeiterfassung bestens aus – vereinbare jetzt deinen kostenlosen Beratungstermin!
Forschungszulage Muster-Stundenzettel: Vorlage als PDF + Excel zum Download
von Kai | 29.11.2024 | Tipps, Forschungszulage
Du planst, die Forschungszulage zu beantragen, und suchst nach einem Muster-Stundenzettel? Dann bist du hier richtig.
Für die steuerliche Förderung deiner FuE-Projekte ist eine korrekte Dokumentation der Arbeitszeiten unverzichtbar. Das Bundesministerium der Finanzen stellt für diese Dokumentation das Muster eines „Stundenzettels“ zur Verfügung. Dieses Muster ist nicht verpflichtend, aber es erleichtert die systematische Erfassung der relevanten Daten.
Was du beim Stundenzettel für die Forschungszulage beachten solltest
Die Forschungszulage bemisst sich nach bestimmten förderfähigen Aufwendungen (§ 3 FZulG). Das Forschungszulagengesetz berücksichtigt bei der Berechnung förderfähiger Aufwendungen keine spezifischen Tätigkeiten aus Forschung oder Entwicklung. Entscheidend ist lediglich, dass es sich um FuE-Tätigkeiten im Rahmen eines förderfähigen Projekts handelt.
Für die Dokumentation dieser Tätigkeiten gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD), wie sie im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 festgelegt sind. Der Grundsatz der Klarheit erfordert dabei eine systematische, übersichtliche und nachvollziehbare Erfassung der Daten.
Zum Thema: Forschungszulage Dokumentation – Das musst du beachten
Um die Arbeitszeiten von Mitarbeitern in einem förderfähigen Projekt nachzuweisen, sind kontinuierliche und zeitnahe Aufzeichnungen notwendig. Diese müssen alle geleisteten Arbeitsstunden umfassen, nicht nur jene im Rahmen von FuE-Tätigkeiten. So lässt sich der förderfähige Anteil anhand der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit genau bestimmen. Entsprechende Aufzeichnungen sind auch über die vom Einzelunternehmer bzw. von den Mitunternehmern erbrachten Eigenleistungen im Sinne des § 3 Absatz 3 FZulG zu führen.
Muster-Stundenzettel zum Download
➡️ Zum Download des Muster-Stundenzettels (PDF)
➡️ Zum Download des Muster-Stundenzettels (Excel)
Mit einem gut geführten Stundenzettel sicherst du dir die Grundlage für eine reibungslose Beantragung der Forschungszulage. Falls du dir unsicher bist, wie die Dokumentation genau aussehen soll, kannst du das bereitgestellte Muster nutzen und bei Bedarf einen Beratungstermin mit uns vereinbaren.
Häufige Fragen zum Stundenzettel für die Forschungszulage
Brauche ich einen Stundenzettel für die Forschungszulage?
Ja, ein korrekt geführter Stundenzettel ist unverzichtbar für die Dokumentation deiner FuE-Tätigkeiten. Er dient als Nachweis gegenüber der BSFZ und dem Finanzamt, um die förderfähigen Arbeitsstunden und Eigenleistungen zu belegen.
Was muss der Stundenzettel für die Forschungszulage enthalten?
Der Stundenzettel muss zeitnah, vollständig und nachvollziehbar sein. Er sollte enthalten:
– Name des Mitarbeiters
– Datum
– Anzahl der geleisteten Stunden
– Beschreibung der FuE-Tätigkeit
– Projektbezug
– Unterschrift (Mitarbeiter und ggf. Projektleitung)
Gibt es eine offizielle Stundenzettel-Vorlage für die Forschungszulage?
Das Bundesfinanzministerium stellt ein Muster-Stundenzettel als PDF und Excel-Datei zur Verfügung. Die Nutzung ist zwar nicht verpflichtend, aber sie entspricht den Anforderungen der GoBD und des FZulG – ideal für eine saubere und förderfähige Dokumentation.
Forschungszulage richtig dokumentieren: So erfüllst du alle Nachweispflichten richtig
von Kai | 16.10.2024 | Antragsverfahren & Prozess, Forschungszulage, Tipps
Du überlegst, die Forschungszulage für dein Innovationsprojekt zu nutzen? Eine kluge Entscheidung! Denn der Staat übernimmt bis zu 35 % deiner Personalkosten für Forschung und Entwicklung – eine attraktive Förderung, die du dir nicht entgehen lassen solltest.
Trotz dieser Chance sind viele junge Unternehmer zurückhaltend. Oft besteht die Sorge, dass die Arbeitszeiterfassung aufwendig und bürokratisch ist oder versteckte Hürden lauern.
Doch keine Angst: Mit der richtigen Herangehensweise ist die Dokumentation problemlos machbar – selbst für Startups! In diesem Leitfaden zeigen wir dir, worauf es ankommt.
Was genau muss für die Forschungszulage dokumentiert werden?
Bei der Antragstellung führen dich elektronische Formulare durch alle notwendigen Angaben. Besonders wichtig ist dabei eine aussagekräftige, technisch einwandfreie Beschreibung deines Forschungsprojekts. Anschließend gibst du dort auch den zeitlichen, personellen und finanziellen Umfang deines FuE-Vorhabens an.
Hierbei musst du lediglich ein sogenanntes Gantt-Diagramm einreichen, welches das Kriterium der Planmäßigkeit für dein Projekt beschreibt. Zusätzlich raten wir dazu, auch Grafiken mit deinem Antrag einzureichen, um dem Gutachter noch mehr Informationen zu deinem Forschungs- und Entwicklungsprojekt zur Verfügung zu stellen.
Wurde dein Projekt durch die BSFZ positiv bewilligt bzw. zertifiziert, kannst du die Fördermittel im zweiten Schritt mit dem Antrag auf Abruf der Forschungszulage beim Finanzamt abrufen. Halter dazu folgende Nachweise bereit.
Nötige Nachweise für die Forschungszulage
Nachweise über externe FuE-Dienstleisterkosten (EU / EWR) Nachweise über interne FuE-Personalkosten
Liste aller Dienstleister im FuE-Projekt Liste aller Mitarbeiter:innen im FuE-Projekt (Name,
Verträge (in deutscher Sprache oder übersetzt) auf Deutsch Jahreslohnkosten / Gehaltsabrechnungen
Rechnungen Stundenzettel für teilweise im Projekt arbeitende Mitarbeiter:innen (anteilig zu ihrer Anstellung oder bei Tätigkeit in mehreren FuE-Projekten)
Evtl. Aktennotizen zu, Zusatzerklärungs-Blätter zu Rechnungen / Rechnungsteilen Evtl. Dokumentationen von Weiterberechnungen (von Tochter an Muttergesellschaft)
Nötige Nachweise für die Dokumentation der Forschungszulage
Deswegen ist es ratsam, alle Nachweise zu förderfähigen Kosten von Anfang bereitzuhalten und für Anfragen in der Zukunft aufzubewahren. Es gilt nämlich seit dem Jahr 2017 die Belegvorhaltepflicht für Steuererklärungen.
Ebenfalls kann es vorkommen, dass die Abrufe zur Forschungszulage erst Jahre später im Rahmen einer Betriebsprüfung oder gesonderten Belegprüfung erfolgen.
Dauer der Nachweispflicht bei der Forschungszulage: Die Nachweispflicht erstreckt sich über mehrere Jahre und ist eng mit den steuerrechtlichen Vorgaben verbunden. Unternehmen müssen alle relevanten Dokumente und Belege sorgfältig aufbewahren, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) ihre Angaben belegen zu können.
Die allgemeine steuerrechtliche Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die förderfähigen Aufwendungen entstanden sind. Innerhalb dieses Zeitraums kann die Forschungszulage rückwirkend beantragt werden, sofern alle Nachweise vorliegen. Eine lückenlose Dokumentation ist entscheidend, um mögliche Rückfragen der Behörden zu beantworten.
Warum müssen relevante Zeitaufwände für die Forschungszulage festgehalten werden?
Wenn du deinen Antrag eingereicht hast, erhältst du innerhalb von 3 Monaten einen Bescheid. Fällt dieser positiv aus, enthält er auf Basis deiner Angaben im Webportal den konkreten Förderbetrag. Danach beantragst du mit dem Bescheid den Abruf der Forschungszulage beim Finanzamt – der Zuschuss erfolgt am Ende als Steuerverrechnung oder Auszahlung.
Zuvor muss aber das Finanzamt natürlich auch prüfen, ob die Kosten tatsächlich in dieser Höhe angefallen sind. Genau hierfür benötigst du Nachweise, damit auf den ersten Blick ersichtlich ist, dass die erfassten Zeitaufwände (und andere Ausgaben) im förderfähigen Zusammenhang mit dem Forschungsprojekt stehen.
Wie sollte die Stundenzettel-Dokumentation für die Forschungszulage aussehen?
Während Projektpläne, Rechnungen für Auftragsforschung und Abschreibungsverläufe für viele Unternehmen relativ klar und nachvollziehbar sind, sorgen Stundenzettel regelmäßig für offene Fragen. Denn für eine eindeutige Erfassung und Förderung sind manchmal mehr Angaben notwendig, als du vielleicht aus deinem Alltag gewohnt bist.
Es gibt keine vorgeschriebene Form, solange du die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ erfüllst.
Das bedeutet, du kannst beispielsweise das Zeiterfassungstool deines ERP-Systems nutzen oder sogar eine Excel-Liste anlegen.
Viel wichtiger ist, dass alle deine Stundenzettel richtig, nachvollziehbar, nachprüfbar sowie unveränderbar sind und damit die GoBD-Anforderungen erfüllen.
Eine Tabelle zur Zeiterfassung mit folgenden Angaben gilt als gutes Beispiel:
• Wirtschaftsjahr und Name des Mitarbeiters
• Kurzbezeichnung des R&D-Vorhabens und Vorhabens-ID (von BSFZ)
• Kurzbezeichnung der FuE-Tätigkeit
• Dokumentation der Arbeitsstunden auf Monats- und Tagesbasis
• Ermittlung der maßgeblichen vereinbarten Jahresarbeitszeit
• Ermittlung des Anteils der Arbeitszeit für FuE-Tätigkeiten im FuE-Vorhaben
• Geleistete Stunden bei Eigenforschung (für Geschäftsführer)
➡️ Hier geht’s zur Vorlage für den Stundenzettel (PDF + Excel)
Welche Personalkosten gehören in den Forschungszulage-Stundenzettel?
Ein weiterer Punkt, der oft für Verunsicherung sorgen kann, ist die klare Abgrenzung von förderfähigen FuE-Tätigkeiten, die im direkten Zusammenhang mit dem Forschungsprojekt stehen. So kommt es immer wieder vor, dass Unternehmen beispielsweise administrative oder organisatorische Aufwände erfassen – diese sind aber nicht förderfähig.
Für die Forschungszulage sind nur die forschenden Mitarbeiter relevant: Forscher, Techniker, Entwickler, Laborassistenten und ähnliche Berufe dienen als guter Indikator, sofern sie tatsächliche Forschungstätigkeiten leisten.
Jedoch ist es irrelevant, aus welcher Abteilung ein Mitarbeiter kommt und welches Vorwissen er mitbringt. So kann auch jemand aus dem Bereich Marketing FuE-Leistungen tätigen, sofern diese keine Marketingaufgaben beinhalten.
Außerdem interessant: Forschungszulage richtig bilanzieren – so geht’s ganz einfach
Tipps zur einwandfreien Dokumentation
Wenn du von Anfang an (oder zumindest nach deinem positiven Bescheid) auf eine transparente Zeiterfassung setzt und deine forschenden Mitarbeiter darüber aufklärst, sparst du am Ende hohe Aufwände.
Halte dich deswegen bei deinen Stundenzetteln an folgende Tipps:
• Entscheide dich frühzeitig für deine ideale Dokumentationsform, mit der du alle GoBD-Grundsätze problemlos erfüllen kannst – ob ERP-System oder Excel.
• Kläre deine Mitarbeiter darüber auf, welche Tätigkeiten förderfähig sind und erfasst werden müssen – biete im Zweifel eine kurze Schulung an.
• Erfasse möglichst zeitnah alle Aufwände, selbst wenn es dazu keine bindende Vorgabe gibt. Eine saubere Erfassung ist Wochen oder Monate später deutlich schwieriger.
• Stelle sicher, dass deine Dokumentation auch in den Folgejahren problemlos auffindbar bleibt – das ist wichtig für Lerneffekte und mögliche Nachforderungen.
Manchmal wusste dein Unternehmen im Vorfeld jedoch nicht, dass es später einen Antrag auf Forschungszulage stellen wird. Oft fehlen also genaue Stundenzettel mit den eher hohen Anforderungen. Doch selbst in diesem Fall hast du eine praktische Möglichkeit.
Du darfst nämlich rückwirkend mit Schätzwerten arbeiten (nicht tagesgenau), solange diese nach bestem Wissen und Gewissen gemacht werden. Achte aber unbedingt auf die Abgrenzung von Krank- und Urlaubstagen – diese sind niemals als Arbeitszeit zu erfassen!
Hinweis: Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben, ohne zuvor den Stundenzettel zu unterschreiben, dann kann das der Teamleiter in Vertretung übernehmen.
Häufige Fragen zur Dokumentation für die Forschungszulage
Welche Nachweise brauche ich für die Forschungszulage?
Du brauchst Nachweise über Personalkosten, Stundenzettel, externe Forschungsleistungen sowie über Forschungsgüter. Diese müssen den GoBD-Grundsätzen entsprechen, nachvollziehbar, vollständig und revisionssicher sein.
Wie lange müssen die Unterlagen zur Forschungszulage aufbewahrt werden?
Die Nachweispflicht beträgt mindestens vier Jahre. Alle Dokumente – inklusive Stundenzettel und Abrechnungen – müssen bei Betriebsprüfungen oder BSFZ-Anfragen jederzeit vorzeigbar sein.
Kann ich die Forschungszulage auch rückwirkend dokumentieren?
Ja, eine rückwirkende Dokumentation ist erlaubt – z. B. mithilfe plausibler Schätzwerte, wenn keine tagesgenauen Daten vorliegen. Wichtig ist, dass du Krankheit, Urlaub und administrative Tätigkeiten korrekt abgrenzt.
Mit guter Dokumentation gelingt dir auch Jahre später der Antrag
Obwohl es sich bei der Forschungszulage um eine rückwirkende Antragstellung und Förderung handelt, solltest du idealerweise bereits zum Projektstart auf eine saubere Dokumentation achten (zumindest bei deinen späteren Folgeanträgen!). Dann gelingt es dir sogar, einen erfolgreichen Antrag bis zu vier Jahre lang rückwirkend zu stellen.